FlowProtocol ist eine Anwendung, mit der man Aufgaben-, bzw. Prüflisten zu ausgewählten Themengebieten anhand einfacher Kontrollfragen erstellen kann. Der Name leitet sich ab aus Flow für „Flussdiagramm“ und „Protokoll“ und steht für das Grundkonzept der Anwendung, anhand eines verzweigten Entscheidungsbaums ein Protokoll zusammenzustellen. Die Anwendung funktioniert dabei wie folgt: Nach Auswahl einer Vorlage wird eine Reihe von Multiple-Choice-Fragen gestellt, mit denen die relevanten Aspekte eines Themas Schritt für Schritt eingegrenzt werden, und aus denen am Ende eine genau abgestimmte Auflistung von Punkten zusammengestellt wird, die beispielsweise als Protokoll verwendet werden können.
Die Grundidee der Anwendung besteht darin, ein Medium zu bieten, um Spezialwissen ohne großen Aufwand zu erfassen, um es in sehr einfacher Form für andere bereitzustellen, ohne dass es dafür vermittelt und erworben werden muss. Die Erstellung der Vorlagen kann und soll direkt durch die Menschen erfolgen, die über das jeweilige Wissen verfügen, und von einer breiten Menge an Nutzern angewendet werden.
Die Anwendungsbereiche für diese Anwendung sind sehr vielfältig. Die ursprüngliche Intention war die Aufstellung von Prüflisten für wiederkehrende komplexe Tätigkeiten, die in vielen einzelnen Aspekten variieren können, sodass jeweils nur bestimmte Auswahl von Prüfpunkten relevant ist. Eine Gesamtprüfliste, bei der immer ein Großteil der Punkte hätte ignoriert werden müssen, wäre sowohl aufwendig, als auch fehlerträchtig, und daher nicht effektiv. FlowProtocol kann hier durch sein Fragekonzept die für jeden Einzelfall relevanten Aspekte herausfiltern, und auf diese Weise sogar beliebig stark ins Detail gehen. Gleichzeitig hilft dem Anwender die Beantwortung der Fragen auch, sich gedanklich ausführlich mit seiner Aufgabe auseinanderzusetzen. Durch die Vermeidung offener Fragen wird gleichzeitig das Risiko minimiert, dass Dinge vergessen werden. Das Ergebnis ist ein zu 100 % relevantes und vollständiges Protokoll.
Ein besonders positiver Nebeneffekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass durch einfaches Auswählen von Antworten am Ende ein Ergebnisdokument erstellt wird, das nicht mehr manuell erstellt werden muss. Das Anwendungsgebiet dehnt sich damit auf alle Arten von Dokumenten aus, die sich aus einer Aufzählung von Textbausteinen zusammensetzen, deren Zusammenstellung über eine Reihe iterierter Fragen erfolgen kann. Dies umfasst beispielsweise Bestandsaufnahmen, Analyseprotokolle, Zusammenfassungen, Aufgabenlisten und vieles andere mehr. Für kleinere Systeme lassen sich sogar mit überschaubarem Aufwand Vorlagen erstellen, die nicht nur das Ergebnis einer Analyse zusammenfassen, sondern ergänzend dazu auch schon Lösungsansätze und mögliche weitere Schritte. Man kann so vom Prinzip her ein kleines Expertensystem erstellen, das wertvolles Spezialwissen eines Experten in sehr einfacher Form für andere Mitarbeiter verfügbar macht, ähnlich wie ein Chatbot. Das schont wertvolle Unternehmensressourcen und beugt Verfügbarkeitsengpässen vor. Auch kleinere personalisierte Umfragen lassen sich damit durchführen, wenn man die Rücksendung des Ergebnisses instruiert. Aber insbesondere dort, wo man sich im Rahmen von Normen wie ISO9001 oder ISO27001 dazu verpflichtet hat, klare Qualitätsstandards im Bereich der Unternehmensprozesse einzuhalten, kann FlowProtocol gute Unterstützung leisten!
FlowProtocol ist bewusst einfach gehalten und soll es auch bleiben. Als Web-Anwendung kann der Dienst innerhalb einer Einrichtung zentral zur Verfügung gestellt werden. Die einzige notwendige Konfiguration ist die Angabe eines serverseitig verfügbaren Vorlagenordners, in dem sich die Vorlagen befinden (einstellbar über die Eigenschaft TemplatePath in der Datei appsettings.json). Es werden weder Datenbank noch zusätzliche Dienste benötigt. Die Vorlage-Dateien sind normale Textdateien (in UTF-8-Codierung), die die eigentliche Logik enthalten, und die über die Anwendung ausgeführt werden. Die Syntax der Vorlage-Dateien ist ebenfalls sehr einfach und bewusst für die manuelle Erstellung in einem Editor vorgesehen. Der Aufbau ist zeilenbasiert und verwendet Einrückung zur Abbildung der Verschachtelung. Die Erstellung einer ersten eigenen Vorlage ist innerhalb von 2 Minuten möglich. Eine ausführliche Beschreibung des Sprachumfangs wird in der Befehlsreferenz gegeben. Das Ergebnis einer Bearbeitung wird am Ende auf dem Bildschirm ausgegeben, von wo aus es in die Zwischenablage übernommen werden kann. Tatsächlich wird in den meisten Fällen eine Weiterverarbeitung in einem anderen System (E-Mail, CRM, Projektverwaltung) erfolgen, wo noch Begriffe ergänzt und Prozesse angestoßen werden können und eine revisionssichere Verwaltung möglich ist.
Die Organisation der Vorlagen erfolgt auf zwei Ebenen. Auf unterster Ebene ist eine Unterteilung in Anwendergruppen vorgesehen, die jeweils ihre eigenen Vorlagen verwenden. In einem Unternehmen oder einer Einrichtung wird sich diese Aufteilung normalerweise am Mitarbeiterorganigramm orientieren. Ein Beispiel wäre die Aufteilung in Vertrieb, Marketing, Entwicklung, Administration. Jeder Ordner im Vorlagenordner wird in FlowProtocol als Anwendergruppe auf der Seite Anwendergruppen angezeigt. Innerhalb dieser Ordner kann man die Vorlagen entweder direkt ablegen oder in weitere Unterordner unterteilen, um fachliche Gruppen zu bilden. Der Pfad einer Vorlage innerhalb dieser Struktur findet sich auch in der URL wieder, die innerhalb der Anwendung erzeugt wird, und kann so auch direkt als Link in einer E-Mail, einem Vorgang, im Wiki oder an einer anderen Stelle im Intranet bereitgestellt werden.
FlowProtocol arbeitet vollständig zustandslos in dem Sinne, dass bei der Benutzung keinerlei Daten durch die Anwendung gespeichert werden. Es gibt weder eine Datenbank, noch eine Benutzerverwaltung und der Zugriff auf das Dateisystem erfolgt nur lesend. Die Verwaltung der gegebenen Antworten erfolgt vollständig in der URL, was die Möglichkeit bietet, zurückzuspringen oder einen Zwischenstand als Lesezeichen zu speichern oder zu versenden, allerdings werden Aufrufe von URLs in Unternehmen teilweise durch die IT-Infrastruktur protokolliert, sodass eine Verarbeitung schützenswerter Daten auf jeden Fall dahingehend betrachtet werden sollte.
FlowProtocol steht unter der MIT Lizenz und ist unter https://github.com/maier-san/FlowProtocol frei verfügbar.
Viel Freude beim Erstellen von Vorlagen und deren Anwendung!
Copyright © 2022 Wolfgang Maier