exam04 5
Реферат к лекции 4 "Управление сроками" ✋
Выполнила Шуткова Алина, ИДБ-19-06
Проверил Рогатов Арсений, ИДБ-19-06
Cовещание — своеобразный инструмент управления бизнесом, это запланированная беседа, на которой сотрудники обсуждают конкретную тему или список тем, которые руководитель совещания должен обозначить в заранее подготовленной повестке. Совещания помогают руководству донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.
В современной рабочей среде совещания приобрели ужасную репутацию. Исходя из опроса,каждый, выходя однажды с совещания, думал о том, что все услышанное на нем можно было просто обсудить по электронной почте.
Чтобы определить актуальность проведения совещания, а также убедиться, что Вы действительно готовы внести что-то полезное в календарь, - и не просто потому, что чувствуете, что пора поговорить, необходимо воспользоваться перечисленными ниже признаками для проверки ситуации.
1. У вас есть четкая цель. У каждого совещания должна быть четкая миссия или цель, иначе нет смысла собирать команду. Необходимо убедиться, что можно четко определить основную мысль совещания, прежде чем вносить его в календарь.
2. Вы создали повестку совещания. После того, как определена цель, необходимо оповестить остальную команду о том, что намерены обсудить и чего пытаетесь достичь. Самая большая ошибка организаторов совещаний - они бронируют время для совещания и только потом пытаются решить, чем его заполнить. Вместо этого разумнее сначала спланировать повестку совещания, а потом выбрать соответствующее время.
3. Вы точно знаете, кого нужно пригласить на совещание. Нет ничего хуже, чем сидеть на совещании, которое не имеет к вам никакого отношения. Это еще одна причина, почему заранее спланированная повестка совещания полезна: зная, что вы хотите обсудить, вы хорошо представляете, кого пригласить. Таким образом, если вы точно знаете, кто должен присутствовать на совещании, то, вероятно, четко понимаете все остальные детали встречи. В этом случае можете уверенно планировать время совещания.
1. Вы сами можете решить поставленную задачу.
2. Этот вопрос касается одного человека и может быть улажен один на один.
3. Вы просто собираетесь поделиться информацией. - Вам необходимо просто сообщить о ходе выполнения проекта или о том, что в меню для пикника команды поменяли пиццу на тако? Есть краткое объявление или новые факты, знакомство с которыми не вызовет продолжительных дебатов? Для этих целей используйте электронную почту или платформу обмена мгновенными сообщениями. Это гораздо быстрее, чем созывать совещание, к тому же у сотрудников останется сообщение, с которым можно свериться, если они что-то забудут. У этого правила есть несколько исключений, например всеобщие совещания компании и совещания руководства.
4. Вы проводите совещание только ради того, чтобы провести. Такое случается очень часто, особенно с регулярно планируемыми или периодическими совещаниями. Эти систематические встречи в календаре рискуют превратиться в фальшивые сеансы наверстывания упущенного или доклады о ходе дел, нежели в продуктивные переговоры. Итак, если у вас в календаре команды есть регулярное совещание, пересматривайте его почаще, чтобы убедиться, что на него действительно стоит тратить время.
5. У вас не все подготовлено к совещанию. Если не все вспомогательные материалы подготовлены, такие как креативный бриф, презентация и все прочие материалы, которые нужны, чтобы высказать свои соображения, то еще рано назначать совещание. Часто для подготовки всех этих материалов требуется больше времени, чем вы рассчитываете. Нет смысла проводить совещание, когда у вас нет еще половины того, что нужно, иначе есть риск
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
Каждое совещание имеет два основных этапа: планирование и непосредственное проведение.
1 Шаг. Определите цель совещания.
Необходимо четко сформулировать цель и определить результаты, к которым нужно прийти в процессе.
Важно: у совещания не должно быть более двух целей!
2 Шаг. Определите состав участников совещания.
От компетенций и полномочий участников совещания зависит качество принимаемых решений
Важно: желательно, чтобы в совещании принимали участие не более 7 человек
3 Шаг. Необходимо составить определенный порядок вопросов обсуждения на совещании, а также четкую позицию докладчика.
Вопросы совещания должны быть расположены не по важности, а по психологическому принципу, а также докладчик должен иметь заранее продуманные доводы и рекомендации получения результата для убеждения сотрудников в правильности принимаемых решений.
4 Шаг. Заранее подготовьте и разошлите всем участникам регламент совещания, а также необходимые документы:
- краткую справку о статусе рассматриваемых вопросов*
- информационно-аналитические материалы по теме совещания*
- варианты альтернативных решений и т.п.*
Это даст возможность участникам совещания подготовиться к встрече и детально обсуждать поставленные вопросы
Важно: получите подтверждение от каждого участника
5 Шаг. Заранее определите формат и место совещания, а также оптимальное время проведения совещания
Это сделает обсуждение наиболее продуктивным. Современные средства связи (конференц-связь, skype и т. п.) позволяют оперативно находить решения и сокращать временные потери
Важно: время коллег и сотрудников – единственно невосполнимый ресурс. Проводить «мозговые штурмы» и решать неординарные задачи лучше в первую половину дня, на «свежую» голову
1 Шаг. Начинайте совещание вовремя.
Не ждите опаздывающих! Это дисциплинирует и помогает поддерживать деловую атмосферу
2 Шаг. В начале встречи доведите до присутствующих тему совещания и цели, которые должны быть достигнуты в процессе совещания.
Четко формулируйте тему – это поможет участникам сконцентрироваться на главном вопросе и настроиться на обсуждение. Каждый участник совещания должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи!
3 Шаг. Соблюдайте регламент
Не позволяйте участникам уходить от темы, перебивать друг друга, комментировать комментаторов.
4 Шаг. В ходе обсуждения участники совещания должны придерживаться определенных ролей.
- Руководитель/лидер: начинает совещание, подводит итоги встречи, помогает участникам найти общий язык и договориться. От него зависит, насколько быстро будут разрешены затруднения в области полномочий.
- Модератор (назначается руководителем): следит за регламентом, руководит дискуссией.
- Секретарь (назначается руководителем): ведет протокол совещания, фиксирует ключевые моменты, идеи и решения, отвечает за рассылку протокола участникам.
- Участники совещания: выдвигают идеи и предложения.
- Эксперт (при необходимости): дает специализированную (например, юридическую, финансовую, техническую) оценку предложениям и идеям.
Передавайте слово от младших к старшим. Самые влиятельные сотрудники должны высказываться последними, чтобы не сковывать своим мнением других участников, которые могут побояться выступить с нестандартными идеями
Важно: не забывайте контролировать достигнутые соглашения. Следите за выполнением поручений Основная задача совещания состоит не в том, чтобы найти виновных, а в том, чтобы составить план действий.
5 Шаг. В конце встречи руководителю необходимо резюмировать высказанные мнения и достигнутые соглашения.
Не затягивайте встречу. Рекомендуемая длительность совещания – до 45 минут.
6 Шаг. Все участники совещания должны получить либо краткое резюме встречи по электронной почте, либо подробный протокол совещания.
В резюме/протоколе зафиксируйте:
- выдвинутые и принятые идеи;
- достигнутые соглашения;
- план действий и намеченные сроки его выполнения;
- ответственных за исполнение.
Рассылайте резюме/протокол оперативно – резюме сразу после встречи, протокол – в самое ближайшее время. При необходимости положения протокола согласовываются со всеми участниками совещания.
Многие лидеры считают совещания «необходимым злом», однако встречи не должны оставлять неприятный привкус. Если тщательно подготовиться к собранию, и само совещание пройдёт успешно, то и после встречи весь коллектив выйдет с новыми целями, готовым к работе.