Pengaturan Surat
Daftar surat yang disediakan oleh OpenSID dapat dilihat di laman Pengaturan Surat. Pergi ke laman Pengaturan Surat, dengan men-klik Layanan Surat > Pengaturan Surat.
Surat berlatar-belakang putih adalah jenis surat sistem yang disediakan oleh rilis OpenSID. Surat jenis sistem tidak bisa dihapus. Jenis surat yang dibuat pengguna tampil dengan latar belakang oranye, dan bisa dihapus.
Supaya Manajemen Surat lebih efisien ada fasilitas di dalam OpenSID yang digunakan untuk menandai beberapa daftar surat menjadi surat favorit berdasarkan intensitas penggunaan daftar surat tersebut.
Untuk menjadikan surat favorit pergi ke laman Pengaturan Surat. Kemudian akan muncul daftar pilihan surat yang dan pilih surat yang ingin dijadikan surat favorit kemudian Klik pada icon Bintang.
Untuk hasilnya ada pada tab Cetak Surat.
Untuk mengaktifkan/non-aktifkan Surat, pergi ke halaman Layanan Surat > Pengaturan Surat,
Tunggu beberapa saat, ikon gembok akan menjadi terkunci dan ikon bintang disebelahnya akan menghilang.
Kita cek efek dari non-aktif surat
Untuk mengubah data surat (kode surat, judul surat), klik tombol seperti terlihat di gambar berikut. Setelah data diubah, klik Simpan untuk menyimpan perubahan tersebut.
Tombol batal dan simpan untuk perubahan surat:
Surat bawaan sistem tidak bisa dihapus. Tapi surat yang ditambahkan desa dapat dihapus. Untuk menghapus surat, klik tombol seperti terlihat di gambar berikut. Setelah dikonfirmasi, surat tersebut akan terhapus.
Konfirmasi penghapusan surat:
Apabila desa anda memerlukan jenis surat yang belum disediakan OpenSID, anda dapat menambah jenis surat baru dengan menekan tombol Tambah Format Surat.
Form isian untuk surat baru akan ditampilkan.
Pilih Kode/Klasifikasi Surat dengan kode klasifikasi surat yang menjelaskan kategori surat tersebut untuk memudahkan pengarsipan.
Isi Nama Layanan dengan nama surat yang harus unik, yang belum dipergunakan di tabel Pengaturan Surat. Nama surat ini akan digunakan oleh sistem untuk menghasilkan url_surat yang nantinya dipakai untuk penamaan berkas yang berkaitan dengan surat tersebut (seperti berkas form isian, template cetak langsung dan template export doc).
Pilih apakah pemohon surat adalah warga desa atau penduduk dari luar desa. Pilihan ini akan menentukan template mana yang akan digunakan untuk berkas awal (form isian, template cetak langsung dan template export doc) untuk surat baru itu. Template untuk warga desa mengambil data dari data penduduk di database OpenSID, sedangkan template untuk non-warga mengambil semua data dari isian pengguna.
Klik Simpan untuk menyimpan surat baru itu.
Setelah disimpan, surat baru itu akan tampil di laman Cetak Surat, siap untuk di-klik.
Penambahan surat baru akan menghasilkan unsur-unsur surat yang diperlukan, yang semuanya disimpan bersama-sama di folder khusus untuk surat itu, di folder desa/surat. Nama subfolder itu sama dengan url_surat yang dijelaskan di atas. Unsur untuk suatu surat dijelaskan di Berbagi Surat.
Setiap unsur surat tersebut berisi contoh saja, dan perlu disesuaikan dengan isi dan penampilan yang diinginkan.
Untuk menyesuaikan template Cetak, ikuti Panduan Mengubah Template Surat Cetak. Template yang diubah ada di folder desa/surat/[url_surat] dengan nama file print_[url_surat].php. Untuk melakukan perubahan ini, dibutuhkan pengetahuan PHP, HTML dan CSS.
Untuk menyesuaikan template Export Doc, ikuti Panduan Mengubah Template Surat Export Doc. Template yang diubah ada di folder desa/surat/[url_surat] dengan nama file [url_surat].rtf.
Untuk menyesuaikan form isian surat, ubah file form isian yang ada di folder desa/surat/[url_surat] dengan nama file [url_surat].php. Untuk melakukan perubahan ini, dibutuhkan pengetahuan PHP, HTML dan CSS.
